Kävin asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kurssilla. Korvaan tarttui muutama keskustelunpätkä, jotka osuvasti kuvaavat sitä, miten asioiden ei tule sujua.
- Kun olen lomalla, sillä aikaa arkiston ovensuuhun tuodaan pahvilaatikoissa epämääräisiä papereita. Niiden selvimiseen menee viikkoja. Miksei niitä tuoda silloin kun olen töissä? Ja miksei niitä lajitella etukäteen tai edes merkitä, mitä siinä on?
- Meillä arkistointi on sitä, että kerran kymmenessä vuodessa palkataan ulkopuolinen panemaan paikat kuntoon. Väliaikana vain nakataan tavaraa lähimpään hyllyyn tai missä näyttäisi tilaa olevan.
- Olen arkistointivastaava. En kyllä ymmärrä, miten sen vastuun voin hoitaa, kun on monta muuta vastuualuetta, joista en saa luistaa. Arkiston hoito jää aina viimeiseksi ja usein ajallaan tekemättä.
- Jos järjestely tehdään vasta jälkikäteen ja ulkopuolisen toimesta, se vie kolminkertaisen ajan ja maksaa mansikoita.
- Meillä noudatetaan arkistosääntöä, joka on jo kahdesti vanhentunut. Olen puhunut asiasta esimiehelle, joka ei viiteentoista vuoteen ole ehtinyt perehtyä asiaan, vaan vetoaa kiireisiinsä.
- Meidän arkistosta ei löydä mitään, kun siellä sohlaa vähän jokainen. Ovensuuhun ja nurkkiin on kertynyt leiritavaroita ja selvää romuakin.
Järkevästi hoidettu asiakirjahallinta on työskentelyn verraton apu, tiedon tarjoaja, oikeusturvan lisääjä ja kansakunnan muisti.
Ikävä että monin paikoin asia on hoidettu toisin.
Parempi hoito maksaa. Rahavirtojen ohjailu kertoo aina arvovalinnoista.
Älköön tätä käsitettäkö epärealistiseksi huuhaaksi, että talousvaikeuksissa kamppailevat seurakunnat pankoot joka sentin arkistoihin. Vaan jospa se kiireinen talousjohtaja ja monessa mukana oleva kirkkoherra joskus pysähtyisivät tämänkin asian äärelle ja muistaisivat tukea sitä viiden prosentin työpanoksen arkistovastaavaa, joka vielä jaksaa yrittää.
